ERP là gì? Lợi ích và ứng dụng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Theo báo cáo thống kê tại LinkedIn, có hơn 70% doanh nghiệp lớn trên thế giới sử dụng phần mềm ERP và ghi nhận nhiều cải thiện đáng kể. Tại Việt Nam, ERP cũng dần trở thành một giải pháp phổ biến hỗ trợ các tổ chức đang gặp phải thách thức trong khâu quản lý và vận hành. Vậy, cụ thể ERP là gì và giúp ích cho doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng NaviWorld tìm hiểu chi tiết hơn về giải pháp này qua bài viết sau!

1. ERP là gì?

Theo Microsoft, ERP (Enterprise Resource Planning) – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là giải pháp phần mềm giúp tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống ứng dụng AI để cung cấp thông tin theo thời gian thực và kết nối dữ liệu giữa các bộ phận tài chính, chuỗi cung ứng hay phòng nhân sự. Nhờ đó, ERP giúp các doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tăng tính linh hoạt, tối ưu nguồn lực và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Ví dụ về phần mềm ERP: Chủ doanh nghiệp trong quá trình vận hành cần phải kiểm soát rất nhiều đầu việc khác nhau. Một số các công việc bao gồm: Bán hàng, lưu trữ thông tin khách hàng, mua nguyên vật liệu cho đến kiểm soát hàng tồn kho hay quản lý nhân sự. Nếu chỉ sử dụng Excel, giấy tờ hoặc các phần mềm riêng lẻ thì doanh nghiệp không chỉ dễ gặp sai sót mà còn phải tốn thời gian nhập liệu nhiều lần và tổng hợp thông tin báo cáo. Điều này cũng làm thông tin bị thiếu sự nhất quán. Nhưng với ERP, chỉ cần một lần nhập là mọi dữ liệu đã được lưu trữ và chia sẻ trên hệ thống chung duy nhất.

ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Hành trình phát triển của ERP bắt đầu từ những hệ thống MRP thô sơ của thập niên 60. Trải qua nhiều bước tiến về công nghệ và tích hợp quy trình, ngày nay ERP hiện đại đã được vận hành trên nền tảng đám mây, ứng dụng AI, IoT và Blockchain để tối ưu hóa hiệu quả cho doanh nghiệp. Cụ thể về lịch sử hình thành phần mềm ERP.

Quá trình phát triển của phần mềm ERP qua các thời kỳ

Phần mềm ERP có 5 đặc trưng cốt lõi bao gồm:

Đặc trưng

Mô tả

Tích hợp toàn diện

Tích hợp các quy trình vận hành của doanh nghiệp, giúp đồng bộ luồng dữ liệu giữa các phòng ban, hệ thống và công cụ.

Thông tin phân tích chuyên sâu

Ứng dụng AI để phân tích dữ liệu theo thời gian thực, cung cấp thông tin hữu ích giúp tối ưu hoạt động và hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định chiến lược.

Bảo mật tốt

ERP trên nền tảng đám mây được hỗ trợ bởi các nhóm bảo mật chuyên dụng nên có khả năng chủ động giám sát chặt chẽ và bảo vệ an ninh hệ thống của doanh nghiệp.

Khả năng tùy chỉnh

Các công cụ phát triển low-code cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu một cách nhanh chóng.

Thích nghi và sáng tạo

ERP linh hoạt và có khả năng thích nghi cao giúp tổ chức nhanh chóng thích ứng với thay đổi, giảm gián đoạn cũng như chuẩn bị tốt cho sự tăng trưởng bền vững trong tương lai.

ERP có nhiều điểm đặc trưng phục vụ mục tiêu giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động

2. Nguyên lý hoạt động của ERP

Hệ thống ERP hoạt động dựa trên nguyên tắc tích hợp dữ liệu và quy trình của toàn bộ phòng ban doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất để giúp tối ưu hiệu quả vận hành. Cụ thể:

• Tích hợp quy trình kinh doanh: ERP kết nối các bộ phận quan trọng như tài chính, chuỗi cung ứng, sản xuất và nhân sự. Nhờ đó, luồng dữ liệu được thông suốt, giảm sự tách biệt giữa các phòng ban, tăng tính đồng bộ và cải thiện hiệu suất vận hành.
• Dữ liệu tập trung: Một trong những nguyên lý cốt lõi của ERP là tập trung hóa dữ liệu nhằm đảm bảo các bộ phận truy cập được thông tin chính xác, giảm thiểu sai sót và trùng lặp. Điều này cũng giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và đáng tin cậy hơn dựa trên các số liệu chính xác.
• Tự động hóa và tăng hiệu quả: ERP tự động hóa các tác vụ lặp lại như lập hóa đơn hay xử lý đơn hàng, giúp nhân sự tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như nguồn lực vận hành để tối đa hóa lợi nhuận.
• Thông tin chi tiết và báo cáo thời gian thực: ERP có khả năng cung cấp báo cáo và phân tích dữ liệu chi tiết theo thời gian thực. Tính năng này giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất, đánh giá xu hướng và phản ứng kịp thời với biến động của thị trường để đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng.
• Cloud ERP và AI: ERP ngày nay không chỉ vận hành theo cách thức truyền thống mà còn được tích hợp trên nền tảng đám mây với độ linh hoạt, khả năng mở rộng và tính bảo mật cao hơn. Ngoài ra, AI trong ERP còn giúp tối ưu quy trình dự báo nhu cầu và cá nhân hóa trải nghiệm cho từng doanh nghiệp.

ERP tích hợp dữ liệu và quy trình của doanh nghiệp trên một hệ thống chung duy nhất

3. ERP có thể tối ưu hóa những chức năng kinh doanh nào?

Mức độ đa dạng và phức tạp của các mô-đun trong ERP có thể khác nhau tùy theo nhu cầu cũng như quy mô doanh nghiệp. Sau đây là một số mô-đun phổ biến thường gặp:

• Bán lẻ: ERP tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm đa kênh, nâng cao năng suất, giảm thiểu gian lận, tăng hiệu quả quản lý hàng tồn kho và tối ưu chiến lược bán hàng.
• Tài chính: ERP tự động hóa quy trình tài chính, cung cấp báo cáo theo thời gian thực, hỗ trợ dự báo thị trường cũng như đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý.
• Nguồn nhân lực: ERP hợp lý hóa bảng lương, quy trình tuyển dụng và theo dõi hiệu suất làm việc, từ đó làm giảm chi phí hành chính và tối ưu hóa kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực.
• Sản xuất: Nhờ ERP, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả quản lý dự án cũng như kế hoạch sản xuất bằng cách phân bổ nguồn lực hợp lý. Hệ thống còn giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua việc đáp ứng đơn hàng đúng hạn.
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Hệ thống ERP ứng dụng AI trong việc phân tích hành vi và dự đoán nhu cầu người mua để doanh nghiệp tập trung cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ nhằm giữ chân khách hàng.
• Quản lý chuỗi cung ứng: ERP theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, vận dụng IoT và phân tích dự đoán để giảm gián đoạn và nâng cao hiệu suất vận hành.
• Mua hàng: Giải pháp ERP tự động hóa quy trình mua sắm, tối ưu chi phí, theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.
• Dữ liệu và phân tích: Nhờ khả năng cung cấp thông tin theo thời gian thực, ERP giúp doanh nghiệp dự đoán xu hướng thị trường và ra quyết định chiến lược. Hệ thống còn hỗ trợ lập báo cáo và cộng tác thông qua mô hình hóa dữ liệu.
• Quản lý dự án: ERP tối ưu hóa kế hoạch triển khai, giám sát ngân sách và thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban để đảm bảo hoàn thành mục tiêu kinh doanh.
• Tự động hóa tiếp thị: Doanh nghiệp sử dụng ERP để tự động hóa chiến dịch tiếp thị, phân tích hành vi khách hàng và tối ưu hiệu quả chiến lược marketing.
• Quản lý và bảo mật CNTT: ERP có khả năng giám sát hệ thống, bảo vệ dữ liệu cũng như tự động hóa quản lý bản vá, giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và nâng cao độ bảo mật.

ERP giúp doanh nghiệp quản lý vận hành linh hoạt nhiều chức năng kinh doanh

Lưu ý: Hệ thống ERP bao gồm nhiều mô-đun khác nhau được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý và kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp. Nhờ khả năng tùy chỉnh cao, hệ thống này phù hợp với đa dạng ngành nghề từ tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng cho đến dịch vụ và bán lẻ.

Tùy vào từng lĩnh vực, hệ thống ERP sẽ được tùy biến để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Một số ví dụ tiêu biểu:

• Sản xuất: Hệ thống ERP sẽ theo dõi và quản lý nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất chi tiết để tối ưu hóa công suất nhà máy, giảm lãng phí.
• Bán lẻ và thương mại điện tử: ERP hỗ trợ kết nối kho hàng, tối ưu chuỗi cung ứng và tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng để cải thiện tốc độ cũng như độ chính xác.
• Ngân hàng và tài chính: ERP được thiết kế để hỗ trợ quản lý các giao dịch, nghiệp vụ kế toán và lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực quốc tế nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp lý.
• Xây dựng và bất động sản: ERP sẽ lưu trữ hợp đồng, theo dõi dự án, quản lý chi phí cũng như giám sát tài sản để tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo tiến độ.
• Giáo dục và đào tạo: ERP hỗ trợ quản lý học viên, khóa học, học phí và đánh giá chất lượng giảng dạy, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành cũng như trải nghiệm đào tạo.

Hệ thống ERP sẽ được điều chỉnh để phù hợp với đặc thù ngành của từng doanh nghiệp

4. 6 Lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Mặc dù không có giải pháp nào có thể đáp ứng mọi nhu cầu của các doanh nghiệp nhưng hệ thống ERP hiện đại mang đến giá trị vượt trội nhờ khả năng tích hợp dữ liệu và quy trình trên một nền tảng hợp nhất. Dưới đây là 6 lợi ích quan trọng nhất của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp:

4.1. Tối ưu hiệu suất với sự hỗ trợ của AI

ERP giúp doanh nghiệp tận dụng các công nghệ mới để nâng cao hiệu suất và khả năng cạnh tranh trong thời đại công nghệ số. Việc tích hợp AI vào hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp xác định xu hướng và cơ hội mới, đồng thời đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác hơn.

AI còn giúp tự động hóa nhiều quy trình quan trọng như dự báo nhu cầu, quản lý tồn kho hay phân bổ nguồn lực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong vận hành.

AI trong ERP có chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hiệu suất vận hành

4.2. Tăng tốc vận hành và nâng cao năng suất

Hệ thống ERP tích hợp quy trình và dữ liệu giữa các bộ phận giúp công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn. Theo Portcities, việc triển khai ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả hoạt động.

Ngoài ra, ERP còn cải thiện khả năng cộng tác giữa các phòng ban, giúp nhân viên truy cập thông tin dễ dàng và đưa ra quyết định nhanh chóng. Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc nhiều chi nhánh.

4.3. Đảm bảo tính linh hoạt cho doanh nghiệp

ERP có khả năng thích ứng và mở rộng khi doanh nghiệp phát triển, từ đó giúp doanh nghiệp linh hoạt trước sự thay đổi của thị trường và duy trì khả năng cạnh tranh. Việc triển khai ERP tạo cơ hội để doanh nghiệp học hỏi, đổi mới nhằm nâng cao vốn trí tuệ và bắt kịp xu thế thị trường.

Không chỉ hỗ trợ mở rộng quy mô, ERP còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp với các công nghệ mới như IoT, Blockchain hay Big Data. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn sẵn sàng đổi mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

ERP đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đổi mới để đáp ứng thị trường

4.4. Giảm chi phí vận hành và tối ưu hóa tài nguyên

Hệ thống ERP giúp loại bỏ các tác vụ dư thừa, kém hiệu quả trong quá trình vận hành và tối ưu hóa nguồn tài nguyên. Geniuserp cho biết, việc triển khai ERP giúp các công ty sản xuất giảm 23% chi phí vận hành và 22% chi phí hành chính.

Nhờ khả năng theo dõi chi phí theo thời gian thực nên ERP có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt hơn. Điều này giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định tài chính chính xác, tránh lãng phí nguồn lực.

4.5. Tăng cường tuân thủ và quản lý rủi ro

ERP tích hợp các tính năng bảo mật và quy định giúp doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn ngành. Đồng thời, hệ thống này còn liên tục giám sát theo thời gian thực nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao khả năng quản trị.

Việc áp dụng ERP giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn, hạn chế các lỗi vận hành và nguy cơ gian lận. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ lưu trữ dữ liệu và quản lý tài liệu một cách an toàn.

ERP có độ bảo mật cao giúp các doanh nghiệp quản lý và lưu trữ thông tin nội bộ an toàn

4.6. Phát triển bền vững và bảo vệ môi trường

Việc hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tối ưu tài nguyên và hợp lý hóa chuỗi cung ứng sẽ góp phần bảo vệ môi trường. Đây là còn là một trợ thủ đắc lực chuyên cung cấp các công cụ theo dõi cũng như báo cáo thị trường kinh doanh theo thời gian thực.

ERP giúp doanh nghiệp cắt giảm việc sử dụng giấy tờ nhờ số hóa tài liệu, giảm thiểu lãng phí nguyên liệu và tối ưu quy trình sản xuất. Lợi ích này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu xanh, thúc đẩy sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp.

ERP đem lại nhiều lợi ích cho sự thay đổi và phát triển bền vững của doanh nghiệp

Case study khách hàng của NaviWorld

ACE Home Center thuộc tập đoàn Ace Hardware là chuỗi bán lẻ đồ gia dụng và linh kiện Mỹ. Năm 2018, doanh nghiệp có kế hoạch gia nhập thị trường Việt Nam và đã hợp tác với NaviWorld để được tư vấn giải pháp quản trị phù hợp. Cuối cùng, đơn vị đã triển khai LS Central On premises – một phần mềm quản lý bán lẻ của LS Retail trên nền tảng Microsoft Dynamics 365 Business Central và nâng cấp lên mô hình SaaS vào năm 2024. Giải pháp này đã đem lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp như:

• Quản lý tồn kho hiệu quả hơn với dữ liệu real-time.
• Cá nhân hóa khuyến mãi dựa trên lịch sử mua hàng.
• Cải thiện hiệu quả phối hợp và giao tiếp nội bộ.
• Phân tích dữ liệu chính xác với Power BI, hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
• Tiết kiệm 30% ngân sách và giảm 50% thời gian vận hành thủ công.

Hãy ghé thăm website của NaviWorld để khám phá thêm nhiều câu chuyện triển khai ERP thành công từ thực tế.    

5. Mô hình cấu trúc hệ thống ERP

Ngày nay, phần mềm ERP được triển khai chủ yếu thông qua 3 hình thức là:

Cloud ERP

Cloud ERP là giải pháp ERP được lưu trữ và vận hành trên nền tảng điện toán đám mây thông qua máy chủ của bên thứ ba cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp truy cập hệ thống qua Internet dưới dạng dịch vụ thuê bao (SaaS).

Hình thức triển khai này ngày càng trở nên phổ biến nhờ các lợi thế vượt trội như chi phí đầu tư ban đầu thấp, không cần hạ tầng phần cứng, khả năng mở rộng linh hoạt và dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác. Với những ưu điểm này, Cloud ERP đang trở thành xu hướng tất yếu và là lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

Cloud ERP phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

On-premises ERP

On-Premises ERP là mô hình triển khai phần mềm ERP trên hệ thống máy chủ nội bộ, cho phép doanh nghiệp chủ động quản lý dữ liệu và tùy chỉnh giải pháp theo đặc thù hoạt động. Tuy mang lại mức độ kiểm soát cao, mô hình này ngày càng ít được ưa chuộng trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng.

Việc đòi hỏi đầu tư lớn cho hạ tầng, nhân lực chuyên môn, cùng với hạn chế trong việc tự động cập nhật phiên bản mới từ nhà cung cấp khiến On-Premises ERP trở nên kém linh hoạt so với các giải pháp dựa trên nền tảng đám mây. Dẫu vậy, On-Premises ERP vẫn là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp có yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật lưu trữ dữ liệu hoặc đã đầu tư sẵn hạ tầng CNTT và mong muốn khai thác tối đa hệ thống hiện có.

Mô hình On-premises ERP yêu cầu doanh nghiệp phải có cơ sở hạ tầng đủ mạnh

Hybrid ERP

Hybrid ERP là mô hình triển khai kết hợp giữa hai hình thức: cài đặt tại chỗ (on-premises) và vận hành trên nền tảng đám mây (cloud). Cách tiếp cận này cho phép doanh nghiệp linh hoạt phân bổ các thành phần hệ thống theo yêu cầu vận hành cụ thể của từng bộ phận hoặc địa điểm.

Mô hình này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc cấu trúc phân tán, chẳng hạn như chuỗi bán lẻ đa điểm. Trong trường hợp này, hệ thống trung tâm thường được triển khai trên cloud để thuận tiện trong quản lý, đồng bộ dữ liệu và mở rộng quy mô, trong khi các cửa hàng lẻ sử dụng giải pháp on-premises để đảm bảo tốc độ truy cập và hiệu năng xử lý tại chỗ, ngay cả khi kết nối Internet không ổn định.

Hybrid ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng hạ tầng sẵn có, đồng thời tạo nền tảng cho quá trình chuyển đổi số diễn ra linh hoạt hơn. Nhờ sự kết hợp này, doanh nghiệp có thể cân bằng hiệu quả giữa chi phí đầu tư, khả năng vận hành ổn định và yêu cầu bảo mật dữ liệu.

Hybrid ERP là mô hình triển khai có tính linh hoạt cao

6. Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm ERP?

Trên thực tế, bất kỳ doanh nghiệp nào đang hướng đến mục tiêu tối ưu hóa vận hành, quản lý dữ liệu hiệu quả và nâng cao năng lực cạnh tranh đều có thể triển khai hệ thống ERP. Đặc biệt, những tổ chức có các đặc điểm sau nên xem xét ứng dụng phần mềm ERP vào quy trình quản lý:

• Công ty sản xuất: Quản lý hàng tồn kho, tối ưu chuỗi cung ứng, giám sát quy trình sản xuất và cải thiện hiệu suất vận hành.
• Doanh nghiệp thương mại và bán lẻ: Đồng bộ dữ liệu kho, đơn hàng và thu thập thông tin khách hàng từ nhiều kênh, tăng hiệu quả quản lý kinh doanh đa nền tảng.
• Tập đoàn đa chi nhánh: Kiểm soát tài chính, nhân sự và dữ liệu theo quy mô lớn, đảm bảo quản trị tập trung và minh bạch.
• Công ty dịch vụ: Theo dõi tiến độ dự án, tối ưu quy trình làm việc và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng.

ERP phù hợp cho mọi doanh nghiệp có nhu cầu do tích hợp nhiều tính năng khác nhau

Tại Việt Nam, hệ thống ERP đang ngày càng phổ biến và được ứng dụng nhiều trong các công ty sản xuất, bán lẻ và dịch vụ. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với các thách thức về chi phí, tính phù hợp cũng như khả năng tích hợp và chuyển đổi hệ thống. Vì vậy, bên cạnh phương án triển khai phù hợp, việc lựa chọn thời điểm bắt đầu cũng là một yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư phần mềm ERP khi gặp các vấn đề sau:

• Hệ thống cũ không hỗ trợ phát triển: Nếu các công cụ cơ bản hiện tại không thể đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh hoặc mở rộng thị trường thì đã đến lúc cần sự thay đổi. Đặc biệt, ERP trên nền tảng đám mây với tính linh hoạt và khả năng mở rộng cao sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với sự tăng trưởng.
• Các phần mềm không kết nối với nhau: Các hệ thống riêng biệt thường không có sự liên kết với nhau. Ví dụ như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự và kho hàng hoạt động độc lập sẽ gây khó khăn trong việc quản lý dữ liệu. ERP tích hợp giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban, tiết kiệm thời gian và tối ưu tài nguyên.
• Không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng: Nếu hệ thống hiện tại không hỗ trợ cá nhân hóa dịch vụ hay hỗ trợ dùng trên thiết bị di động, doanh nghiệp có thể mất đi lợi thế cạnh tranh. ERP tích hợp AI giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu khách hàng để cung cấp trải nghiệm tốt hơn, đồng thời tạo điều kiện để nhân viên làm việc từ xa hiệu quả.
• Thiếu dữ liệu thời gian thực: Việc doanh nghiệp phải dựa vào các số liệu lỗi thời, thiếu chính xác có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chiến lược kinh doanh. Hệ thống ERP hiện đại ứng dụng AI và công nghệ đám mây có khả năng cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Doanh nghiệp nên nhận diện dấu hiện và xác định thời điểm nên bắt đầu triển khai ERP

7. Chi phí triển khai hệ thống ERP

Việc triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư chiến lược, mang lại giá trị dài hạn và bền vững cho doanh nghiệp. Mặc dù chi phí ban đầu có thể đáng kể, dao động từ hàng chục nghìn đến hàng trăm nghìn USD (tương đương vài trăm triệu đến hàng chục tỷ đồng), nhưng trên thực tế chi phí này có thể linh hoạt điều chỉnh tùy thuộc vào mô hình triển khai, quy mô sử dụng của doanh nghiệp, các yếu tố kỹ thuật và vận hành liên quan. Chi phí triển khai hệ thống ERP sẽ phụ thuộc vào các yếu tố chính là:

Chi phí đầu tư và bảo trì hạ tầng dự án ERP

Chi phí hạ tầng trong một dự án ERP sẽ khác nhau tùy theo mô hình triển khai mà doanh nghiệp lựa chọn.

Với mô hình On-Premises, doanh nghiệp cần đầu tư ban đầu khá lớn để xây dựng và vận hành toàn bộ hạ tầng công nghệ thông tin tại chỗ như: máy chủ, hệ thống lưu trữ dữ liệu, thiết bị mạng, phần mềm nền tảng (như hệ điều hành, cơ sở dữ liệu), cùng với đội ngũ kỹ thuật nội bộ để vận hành và bảo trì hệ thống.

Trong khi đó, với mô hình Cloud ERP, nhà cung cấp phần mềm đã tích hợp sẵn hệ thống máy chủ trên nền tảng đám mây (ví dụ: Microsoft Azure đối với Dynamics 365). Nhờ vậy, doanh nghiệp doanh nghiệp không cần đầu tư hạ tầng phần cứng, đồng thời triển khai nhanh, mở rộng linh hoạt và giảm gánh nặng vận hành hệ thống hạ tầng CNTT phức tạp.

Chi phí bản quyền phần mềm ERP

Chi phí bản quyền phần mềm ERP phụ thuộc vào số lượng người dùng, mức độ phân quyền truy cập trong hệ thống và mô hình triển khai On-Premises hoặc On-Cloud.

Mô hình On-Premises thường là hình thức mua bản quyền vĩnh viễn một lần kết hợp với phí bảo trì hàng năm (thường khoảng 20% giá trị bản quyền) nhằm duy trì quyền nâng cấp các phiên bản và tính năng mới. Ngoài ra, một số nhà cung cấp phần mềm ERP có hỗ trợ hình thức thuê bao bản quyền hàng năm để doanh nghiệp lựa chọn giảm áp lực chi phí ban đầu.

Đối với mô hình Cloud ERP, doanh nghiệp sẽ đăng ký sử dụng phần mềm theo dạng thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm và đã bao gồm chi phí hạ tầng máy chủ tích hợp sẵn từ nhà cung cấp

Dịch vụ tư vấn và triển khai dự án

Chi phí triển khai giải pháp ERP về cơ bản không có sự khác biệt giữa hai mô hình On-Premises và On-Cloud, mà phụ thuộc vào độ phức tạp của quy trình nghiệp vụ, phạm vi áp dụng, và quy mô tổ chức sử dụng hệ thống. Các hạng mục triển khai một dự án ERP sẽ bao gồm:

• Quản trị dự án
• Phân tích yêu cầu và nghiệp vụ
• Thiết kế giải pháp phù hợp
• Cấu hình và thiết lập hệ thống
• Đào tạo người dùng cuối
• Hỗ trợ kiểm thử hệ thống (UAT)
• Hỗ trợ vận hành khi go-live

Chi phí tùy biến và tích hợp hệ thống

Chi phí tùy biến và tích hợp phát sinh khi doanh nghiệp cần điều chỉnh các chức năng tiêu chuẩn sẵn có của phần mềm ERP có liên quan đến quy trình nghiệp vụ, giao diện người dùng, hoặc logic xử lý dữ liệu, nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ đặc thù của doanh nghiệp, hoặc đặc điểm riêng của ngành nghề kinh doanh.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp cần kết nối hệ thống ERP với các phần mềm khác như CRM, DMS, hoặc các nền tảng bên thứ ba như hệ thống giao vận, thanh toán điện tử, v.v., sẽ phát sinh thêm chi phí tích hợp. Chi phí này phụ thuộc vào độ phức tạp của yêu cầu tích hợp, số lượng hệ thống cần kết nối, cũng như khả năng mở rộng và hỗ trợ tích hợp của nền tảng ERP được triển khai.

Do đó, dự án càng lớn với nhiều yêu cầu tùy biến và tích hợp thì chi phí triển khai sẽ tăng tương ứng.

Dịch vụ hỗ trợ hệ thống sau vận hành

Chi phí dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật hàng năm nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, xử lý kịp thời các sự cố phát sinh và hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng sau khi hệ thống ERP đi vào vận hành chính thức. Chi phí này phụ thuộc vào quy mô hoạt động, số lượng người dùng và mức độ phức tạp của hệ thống ERP đã triển khai.

Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình triển khai hệ thống ERP của doanh nghiệp

8. Phân biệt ERP và CRM

Ngoài ERP, CRM (Customer Relationship Management, tạm dịch là “Phần mềm quản lý khách hàng”) cũng là một khái niệm khá phổ biến tại Việt Nam và được nhiều doanh nghiệp với đa dạng quy mô ứng dụng. Vậy, ERP và CRM giống và khác nhau như thế nào?

Về cơ bản, cả hai đều là phần mềm quản lý có cùng mục đích là giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, tăng trưởng doanh thu và hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định chiến lược chính xác hơn. Trong đó, mỗi hệ thống lại có chức năng và cách thức hoạt động khác nhau được trình bày cụ thể trong bảng biểu sau:

Tiêu chí

CRM

ERP

Mục tiêu chính

Gia tăng doanh thu bằng cách cải thiện mối quan hệ với khách hàng

Nâng cao hiệu quả hoạt động bằng cách tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí

Trọng tâm

Khách hàng

Doanh nghiệp và dữ liệu nội bộ

Khả năng tích hợp

Có thể tích hợp với ERP để mở rộng chức năng

Có thể bao gồm CRM để quản lý toàn diện

Chức năng chính

Quản lý, chăm sóc khách hàng, theo dõi lịch sử giao dịch

Quản lý tài chính, kế toán, chuỗi cung ứng, sản xuất, bán hàng, dự án, lập hóa đơn,…

Phạm vi sử dụng

Chủ yếu áp dụng trong bộ phận bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng

Áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp và nhiều phòng ban khác nhau

Lợi ích

Cải thiện quan hệ khách hàng, tăng doanh số

Đồng bộ dữ liệu, chuẩn hóa thông tin, cải thiện hiệu suất và tối ưu vận hành

Như vậy, mỗi phần mềm quản lý sẽ có những đặc điểm riêng thích hợp với quy mô, nhu cầu cũng như năng lực tài chính của từng công ty. Vì vậy, trước khi đầu tư, doanh nghiệp nên liên hệ với các đơn vị uy tín để được tư vấn chuyên sâu về giải pháp ERP phù hợp nhằm tối ưu nguồn lực và chi phí.

Với vị thế hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm quản trị tại Việt Nam và Đông Nam Á, NaviWorld không chỉ cung cấp nhiều giải pháp chất lượng mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

NaviWorld Việt Nam giữ chuỗi 7 năm lọt “Top 10 Doanh nghiệp công nghệ số xuất sắc Việt Nam”

9. 5 thách thức lớn và dự đoán tương lai khi triển khai hệ thống ERP

Trong quá trình triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể gặp phải một số khó khăn sau:

• Thiếu sự tham gia của người dùng cuối cùng trong khâu thiết kế: Khi người dùng cuối không được tham gia ngay từ đầu, hệ thống ERP sau khi thiết kế có thể không phù hợp với quy trình làm việc thực tế gây bất tiện và giảm hiệu quả.
• Khó khăn khi thay đổi quy trình kinh doanh: Nhiều doanh nghiệp muốn giữ quy trình cũ thay vì thay đổi theo hệ thống ERP mới. Việc này không chỉ làm tăng chi phí tùy chỉnh mà còn kéo dài thời gian triển khai, làm giảm hiệu suất vận hành.
• Phụ thuộc quá nhiều vào một số cá nhân chủ chốt: Khi một vài nhân sự quan trọng bị quá tải hoặc vắng mặt, tiến độ triển khai ERP có thể bị đình trệ. Việc không xây dựng đội ngũ triển khai và phân bổ vai trò hợp lý sẽ khiến dự án dễ bị gián đoạn.
• Thiếu sự đồng thuận giữa các bên liên quan: Các quyết định quan trọng không có sự tham gia của người dùng cuối hoặc các phòng ban chủ chốt sẽ dễ dẫn đến mâu thuẫn khiến hệ thống không đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Kế hoạch tích hợp kém: Việc doanh nghiệp không xác định rõ các chức năng cần tích hợp hay dữ liệu cần đồng bộ có thể gây ra xung đột giữa các nền tảng, kéo dài thời gian triển khai và làm phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Doanh nghiệp vẫn còn gặp một số khó khăn trong quá trình triển khai hệ thống ERP

Tương lai của ERP: Hệ thống ERP dựa trên đám mây và những cải tiến về AI

Trong tương lai, hệ thống ERP dự kiến sẽ được cải tiến và tích hợp thêm nhiều công nghệ hiện đại, cụ thể là:

• AI và Machine Learning (ML): ERP tích hợp trí tuệ nhân tạo giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu lỗi, tối ưu hóa vận hành và dự đoán xu hướng kinh doanh, từ đó mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
• IoT tích hợp: Hệ thống tích hợp khả năng kết nối các thiết bị thông minh giúp thu thập dữ liệu theo thời gian thực, cải thiện hiệu quả quản lý, bảo trì và nâng cao hiệu suất vận hành.
• ERP Headless: ERP trong tương lai cho phép tách biệt giao diện người dùng (front-end) và hệ thống lõi (back-end) giúp doanh nghiệp linh hoạt tùy chỉnh trải nghiệm, dễ dàng mở rộng và tích hợp với các nền tảng số khác.
• Tính di động và tự động hóa: Tính di động của hệ thống ERP sẽ ngày càng được hoàn thiện. Điều này cho phép nhân viên truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi và nâng cao hiệu suất làm việc từ xa.
• Bảo mật thông minh: Ứng dụng AI và Blockchain giúp phát hiện sớm các mối đe dọa bảo mật, ngăn chặn tấn công mạng, đảm bảo dữ liệu được an toàn cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quan trọng.

ERP trong tương lai sẽ ứng dụng giải pháp đám mây để tối ưu tính linh hoạt và khả năng mở rộng

10. Một số câu hỏi thường gặp về ERP

10.1. ERP là gì trong xuất nhập khẩu?

ERP Logistics được thiết kế chuyên sâu nhằm hỗ trợ quản lý toàn diện các quy trình trong ngành logistics và chuỗi cung ứng. Hệ thống này bao gồm các mô-đun quan trọng như vận tải, quản lý kho, hàng tồn, tài sản, bán hàng và quan hệ khách hàng.

10.2. ERP trong IT là gì?

ERP là một giải pháp quan trọng giúp các doanh nghiệp IT tối ưu quy trình, mở rộng tầm nhìn và quản trị nguồn lực hiệu quả.

• Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ IT: ERP hỗ trợ quản lý hợp đồng khách hàng, nhân sự và tiến độ dự án. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như tối ưu hiệu quả vận hành nội bộ.
• Đối với các công ty phần cứng máy tính: ERP giúp kiểm soát hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và dự báo nhu cầu của thị trường, từ đó giúp giảm thiểu chi phí lưu kho và cải thiện hiệu suất kinh doanh.

10.3. Các phần mềm ERP phổ biến

• Phần mềm ERP quốc tế được ứng dụng tại Việt Nam: Microsoft Dynamics 365, Odoo, Oracle.
• Phần mềm ERP của Việt Nam: Misa Amis, ERPViet, Bravo, Fast Business Online.

Giao diện mô-đun Bán hàng trên Dynamics 365 tại NaviWorld

Hy vọng bài viết đã làm rõ khái niệm ERP là gì cũng như những lợi ích nổi bật của phần mềm này. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, NaviWorld luôn hiểu được mô hình, quy trình kinh doanh đặc thù và sẵn sàng lắng nghe các yêu cầu để cung cấp giải pháp quản trị phù hợp nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi qua website để bắt đầu thay đổi và nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của mình!

‍